Zásady zpracování osobních údajů

společnosti EkoBIT, spol. s r.o.

1.Úvodní ustanovení

1.1Společnost EkoBIT, spol. s r.o., IČO: 06694985, se sídlem Peroutkova 531/81, 158 00, Praha 5 – Jinonice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 287263 (dále jen „EkoBIT“), jakožto správce osobních údajů plně respektuje právo na soukromí svých klientů (dále také jen „subjekt údajů“) a s tím související práva, a proto přijala tyto zásady zpracování osobních údajů.

1.2Tyto zásady zpracování osobních údajů představují informace pro klienty EkoBIT o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů ze strany EkoBIT, včetně rozsahu práv subjektů údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů ze strany EkoBIT.

1.3EkoBIT zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), v platném znění (dále jen „Nařízení“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

2.Vymezení zpracovávaných osobních údajů

2.1EkoBIT zpracovává zejména, nikoli však výlučně, tyto osobní údaje:

• a)identifikační a adresní údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého nebo jiného pobytu, u fyzické osoby podnikatele název firmy, DIČ a IČO, sídlo, místo podnikání),
• b)kontaktní údaje (klientem uvedená kontaktní či fakturační adresa, telefonní či faxové číslo, e-mailová adresa, popř. jiný klientem poskytnutý kontaktní údaj),
• c)další osobní údaje (např. sociodemografické údaje, údaje o osobních preferencích a chování či lokalizační údaje včetně IP nebo URL adresy).

2.2EkoBIT nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů (tj. citlivé údaje).

2.3EkoBIT zpracovává osobní údaje pouze v souladu s níže uvedenými účely a v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění těchto stanovených účelů.

2.4Subjekt údajů je povinen EkoBIT poskytnout pouze pravdivé a přesné osobní údaje. Za správnost, přesnost a pravdivost osobních údajů je odpovědný subjekt údajů. EkoBIT za správnost poskytnutých osobních údajů nenese odpovědnost.

3.Účely zpracování osobních údajů a jejich právní tituly

3.1EkoBIT zpracovává osobní údaje klientů zejména, nikoli však výlučně, pro tyto účely:

• a)Dodání a poskytnutí a realizace objednaných produktů software, zboží či služeb včetně provozního/ udržovacího servisu u produktu software (dále jen „produkt“)
  • V tomto případě je zpracování osobních údajů nezbytné pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, a pro následné plnění takové smlouvy a fakturaci dodaných produktů.
  • V případě tvorby objednávky EkoBIT shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu – jméno, příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa. Sdělení těchto osobních údajů subjektem údajů je základním předpokladem pro uzavření nebo změnu příslušné smlouvy, přičemž zde poskytnutí osobních údajů slouží primárně k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů, případně k jeho kontaktování.
  • EkoBIT dále v souvislosti s poskytováním svých produktů může zpracovávat osobní údaje subjektu údajů v rozsahu, který vyplývá z konkrétní smlouvy či ze zákona (např. v případě potřeby personalizace objednávky profilové údaje subjektu údajů), při administraci a vytváření uživatelských účtů na webu, používání webových aplikací apod.
• b)Ochrana práv EkoBIT v případě sporu s klientem
  • Výše uvedený rozsah osobních údajů je EkoBIT oprávněn rovněž zpracovávat za účelem ochrany svých práv v případě sporu s klientem.
• c)Tvorba a evidence obchodních příležitostí a obchodní komunikace
  • Výše uvedené osobní údaje dále EkoBIT zpracovává v rámci tvorby a evidence obchodních příležitostí a pro realizaci obchodní komunikace.
• d)Identifikace klienta
  • V tomto případě dochází ke zpracování osobních údajů v rozsahu – jméno, příjmení, trvalý nebo jiný pobyt, rodné číslo nebo datum narození, druh a číslo průkazu totožnosti, stát, popřípadě orgán, který jej vydal, a dobu jeho platnosti, a je nezbytné pro splnění právní povinnosti EkoBIT při platbě v hotovosti nad limit stanovený zákonem č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, v platném znění.
• e)Zasílání obchodních sdělení včetně nabídek produktů EkoBIT a informací o pořádaných marketingových či jiných akcích prostřednictvím elektronických prostředků, zejména e-mail, SMS zprávy, telemarketing, ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, v platném znění.
  • V tomto případě EkoBIT shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektů údajů v rozsahu jméno, příjmení, datum narození, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, státní příslušnost, a to pouze na základě dobrovolně uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů. Tento souhlas se zpracováním osobních údajů může subjekt údajů kdykoliv odvolat, a to písemným oznámením doručeným EkoBIT prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování osobních údajů, které EkoBIT zpracovává na základě jiného právního titulu, než je souhlas (např. plnění smlouvy či právní povinnosti).

4.Zabezpečení a přístup k osobním údajům

4.1EkoBIT využívá všech nezbytných technických a organizačních opatření k zajištění bezpečnosti a důvěrnosti všech osobních údajů subjektů údajů, zejména aby nedošlo k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněnému poskytnutí či přenosům, jakož i k jejich jinému neoprávněnému zpracování či zneužití.

4.2Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů vedle EkoBIT a jeho pověřených zaměstnanců zpracovávány také obchodními partnery EkoBIT Externí partnery, kteří jako zpracovatelé mohou zpracovávat osobní údaje subjektu údajů, si EkoBIT pečlivě vybírá a svěří osobní údaje pouze těm, kteří poskytují dostatečné záruky zajištění vhodných technických a organizačních opatření k zajištění bezpečnosti osobních údajů.

4.3Dalšími subjekty, které mohou mít přístup k osobním údajům klientů, jsou či v budoucnu mohou být zejména, nikoli však výlučně:

• a)osoby, které pro EkoBIT zajišťují technický provoz určitého produktu nebo služby či provozovatelé technologií, které EkoBIT pro tyto produkty či služby využívá;
• b)osoby, kterým EkoBIT poskytuje údaje za účelem analýzy a měření prodejních aktivit;
• c)osoby, které pro EkoBIT zajišťují některé související služby s poskytováním produktů a služeb EkoBIT nebo zasíláním obchodních sdělení;
• d)obchodní partneři, kteří se podílejí na organizaci společenských a marketingových akcí EkoBIT;
• e)advokátní kanceláře za účelem vymáhání pohledávek EkoBIT.

4.4EkoBIT je dále povinen některé osobní údaje předávat na základě platných právních předpisů, a to zejména orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení v souvislosti s případným správním, trestním či občanskoprávním řízením.

5.Doba zpracovávání osobních údajů

5.1EkoBIT zpracovává osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu nezbytně nutnou pro zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících ze smlouvy.

5.2V případě plnění právních povinností EkoBIT zpracovává osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

5.3V případě, že EkoBIT zpracovává osobní údaje na základě souhlasu subjektu údajů, jsou osobní údaje zpracovávány po dobu uvedenou v souhlasu, popř. do doby odvolání souhlasu subjektem údajů.

6.Práva subjektu údajů ve vztahu ke zpracování osobních údajů ze strany EkoBIT

6.1Ve vztahu k osobním údajům má subjekt údajů následující práva:

• a)právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů (pokud je zpracování na souhlasu založeno);
• b)právo na přístup k osobním údajům (právo požadovat informaci, zda osobní údaje, které se subjektu údajů týkají, jsou či nejsou EkoBIT zpracovávány, a pokud je tomu tak, má subjekt údajů právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím dle čl. 15 Nařízení);
• c)právo na přenesení údajů (právo získat osobní údaje, které se subjektu údajů týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci; a dále právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné);
• d)právo na opravu (právo požadovat, aby EkoBIT bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se subjektu údajů týkají);
• e)právo na omezení zpracování (právo požadovat, aby EkoBIT omezil zpracování, mj. v případě, že z důvodu uplatnění práva na opravu, EkoBIT ověřuje správnost údajů; nebo pokud by ze strany EkoBIT byly osobní údaje zpracovávány protiprávně, ale subjekt údajů nechce provést jejich výmaz);
• f)právo na výmaz (právo požadovat, aby EkoBIT osobní údaje subjektu údajů bez zbytečného odkladu vymazal, mj. pokud osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, nebo subjekt údajů odvolal souhlas, na jehož základě byly osobní údaje EkoBIT zpracovávány a neexistuje žádný další právní titul pro zpracování, nebo pokud by ze strany EkoBIT byly osobní údaje zpracovávány protiprávně);
• g)právo vznést námitku proti zpracování;
• h)právo obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů. zvolil jinou variantu úhrady než zaplacení zboží při jeho převzetí, začíná dodací lhůta běžet až od úplného zaplacení kupní ceny, tj. od připsání příslušné částky na účet Prodávajícího.

7.Soubory cookie a Google Analytics

7.1EkoBIT v rámci své činnosti využívá tzv. cookies. Cookies jsou krátké textové soubory, které server umisťuje do uživatelova počítače při načtení webové stránky. Technicky jde o sérii kódů, podle kterých prohlížeč shromažďuje a následně odesílá informace o chování uživatele zpět na příslušný server. Cookies slouží pro nastavení obsahu webových stránek vzhledem k preferencím uživatele, optimalizaci využití webových stránek a zvýšení uživatelského komfortu a k získání informací o využití služby a aktivitách uživatelů pro jejich další analýzu. Tyto informace napomáhají zlepšit strukturu a obsah webových stránek EkoBIT

7.2Soubory cookie může každý uživatel pomocí svého webového prohlížeče odmítnout nebo nastavit užívání jen některých souborů cookie. Omezení používání cookie může mít však vliv na některé funkce, které jsou důležité pro optimální fungování webových stránek, a může tak vést ke zhoršení uživatelského komfortu.

7.3EkoBIT v rámci své činnosti dále využívá dalších služeb, jako je např. Google Analytics (jde o analýzu webových stránek), která umožňuje získávat statistická data o uživatelích webových stránek, zejména měření aktuální i historické návštěvnosti a chování uživatelů webových stránek a jejich vlastnosti. Cílem této analýzy je nasbírat dostatečné množství dat za účelem přijetí opatření pro optimalizaci efektivity webové prezentace.

7.4Výše uvedenými způsoby jsou však osobní údaje shromažďovány a zpracovávány pouze v anonymizované podobě bez možnosti jednoznačné identifikace subjektu údajů.

8.Možnosti kontaktování EkoBIT

8.1V případě jakéhokoliv dotazu ke zpracování osobních údajů či uplatnění výše uvedených práv se subjekt údajů může obrátit na EkoBIT písemně na adrese Peroutkova 531/81, 158 00, Praha 5 – Jinonice, či na tel. č. 273 132 696 nebo e-mailové adrese: info@ekobit.cz.

9.Závěrečná ustanovení

9.1Práva a povinnosti neupravené těmito zásadami zpracování osobních údajů se řídí nařízením a příslušnými vnitrostátními platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

9.2Tyto zásady zpracování osobních údajů jsou veřejně přístupné na internetových stránkách EkoBIT www. ekobit.cz. S těmito zásadami zpracování osobních údajů je subjekt údajů seznámen při uzavírání smlouvy či poskytnutí služby.

9.3EkoBIT si vyhrazuje právo na změnu těchto zásad zpracování osobních údajů. Aktualizované znění je vždy uveřejněno na internetových stránkách EkoBIT www.ekobit.cz s uvedením data účinnosti takové změny.

9.4Tyto zásady zpracování osobních údajů nabývají platnosti a účinnosti dne 6.1.2021 .